Drift i forening
Værktøjer og materialer
Drift i forening
På denne side findes forskellige materialer og værktøjer til foreningens drift. Hvis I har brg for support i enkeltsager eller til længere udviklingsforløb, så kontakt en af vores foreningskonsulenter.
Fra 1. juli 2024 er der ingen vej uden om at få styr på de timer, foreningernes ansatte arbejder hver dag. Frivillige og ulønnede er undtaget.
Loven om arbejdstid er blevet ændret, og det betyder, at I skal dokumentere arbejdstiden for jeres lønnede ansatte. Hvis trænere og ledere får løn eller vederlag, skal de registre tid - frivillige og andre ulønnede skal ikke. Samtidig skal I huske, at der er regler for, hvor meget og hvornår man må arbejde.
I har pligt til at sørge for et system, som gør det muligt at måle den enkeltes daglige arbejdstid. Om det er et excel-ark eller en digital løsning, er op til jer, så længe at kravene overholdes. Husk at både arbejdstid, ferie, sygdom og fridage skal registreres.
Læs mere
I kan læse meget mere i den juridiske vejledning 'Guide til arbejdstidsregistrering', som DIF og DGI netop har lavet til foreningerne. Guiden giver svar på en række spørgsmål som: Hvem skal tidsregistrere? Hvorfor overhovedet registrere? Hvordan gør I det? Hvad med GDPR? - og meget mere.
DOWNLOAD VEJLEDNINGEN HER
Også idrætsforeninger er omfattet af reglerne for, hvordan man skal håndtere persondata, GDPR
DIF og DGI har sammen udarbejdet en vejledning om, hvordan man som idrætsforening skal håndtere persondataforordningen. Første udgave blev udgivet i starten af 2018.
Nu foreligger vejledningen i 3. udgave, hvor der bl.a. er tilføjet en specifik omtale af brug af Facebook, videoovervågning og brug af billeder, hvor Datatilsynet har lempet sine anbefalinger.
Hent pjecen Vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger.
Bilagene, der er omtalt i vejledningen kan hentes her:
Bilag 1: Privatlivspolitik for idrætsforeninger
Bilag 2: Skabelon til brug for opfyldelse af fortegnelsespligten
Bilag 3: Eksempel på databehandleraftale
Datatilsynet har på deres hjemmeside;
"GDPR-univers for små foreninger".
Her kan I finde vejledning om GDPR, hvis I driver en håndboldforening, hvis I er frivillige eller på anden vis har tilknytning til en forening.
Åben linket HER
Klubber og foreninger må ikke ansætte personer med en plettet børneattest uden Udelukkelsesnævnets tilladelse. DIF, DGI og Firmaidrætten står bag Udelukkelsesnævnet, som består af bestyrelsesrepræsentanter fra alle tre organisationer.
Heldigvis er det de færreste foreninger, som oplever, at en ansøger har en plettet børneattest. Men hvad stiller man op, hvis det sker? Og hvordan håndterer man det som klub, hvis man bliver opmærksom, at en allerede ansat træner er blevet dømt for en seksualkrænkelse?
Et eksempel kunne være en ung træner, som har haft et kæresteforhold med en mindreårig udøver eller en frivillig, som er blevet dømt for ulovlig billed- og videodeling af en ekskæreste mv.
I disse – heldigvis sjældne – tilfælde skal jeres klubber og foreninger kontakte Udelukkelsesnævnet for seksuelle krænkelser.
Det handler også om forebyggelse og åbenhed over for hinanden, hvis man skal undgå seksuelle krænkelser af børn. I pjecen "det uhørte overgreb" får du råd og informationer, hvis din forening ønsker at indføre en politik eller leveregler på området.
Børneattest
En del forebyggelsen er også at indhente børneattester (som er lovpligtigt), når der tilknyttes nye trænere, instruktører, ledere mv., som skal have direkte og vedvarende kontakt med børn under 15 år. En børneattest indeholder oplysninger om en eller flere af følgende typer straffelovsovertrædelser:
- Incest, samleje eller anden kønslig omgang med børn under 15 år
- Udbredelse eller besiddelse af børnepornografi
- Blufærdighedskrænkelse over for børn under 15 år
Bestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer, kantinepersonale og andre, som ikke har direkte kontakt med børn under 15 år i det daglige idrætsarbejde, er ikke omfattet af loven om børneattester.
Hvordan indhenter foreningen børneattester?
Børneattest indhentes digitalt via politiets hjemmeside. På hjemmesiden kan man også finde svar på de mest almindelige spørgsmål om børneattester. Hent vores guide til, hvordan I indhenter en børneattest her.
Hvis foreningen modtager en plettet børneattest
Udelukkelsesnævnet bliver automatisk underrettet af politiet, hvis en forening modtager en plettet børneattest. Foreningen vil herefter blive kontaktet af nævnet, som kan give råd og vejledning omkring reglerne på området.
I nogle tilfælde vil en plettet børneattest ikke være en forhindring for at kunne være frivillig, men vedkommende vil skulle have nævnets tilladelse , inden ansættelse kan finde sted.
DIF, DGI og Firmaidrætten har et etableret et fælles nævn, som bla. skal hjælpe klubber og foreninger med at foretage denne vanskelige vurdering og samtidig sikre, at personer med en plettet børneattest får en ensartet og fair behandling.
Sådan behandler udelukkelsesnævnet en ansøgning
En ansøger med en plettet børneattest vil typisk skulle indsende en begrundet ansøgning samt relevante bilag (børneattest og domsudskrift) til nævnet. Det vil ofte være hensigtsmæssigt, at ansøgeren i forvejen har haft en dialog med foreningen og har foreningens støtte, inden ansøgningen indsendes til nævnet.
Nævnet tager på baggrund af ansøgningen fra den dømte, sagens omstændigheder og evt. foreningens indstilling konkret stilling til hver enkelt sag. Nævnets afgørelse kan enten være tilladelse, betinget tilladelse eller afslag - alt afhængig af de faktiske forhold. I de såkaldte ”billeddelings-sager” vil nævnet lægge særligt vægt på relationen mellem den dømte og ofret.
Da indholdet af dokumenterne har en følsom karakter, bør man inden man indsender en ansøgning kontakte juridisk konsulent, Anders Young Rasmussen på ayr@dif.dk eller telefon 2042780 med henblik på nærmere aftale.
December betyder medlemsregistrering i de danske håndboldklubber. Men hvad er et medlem egentligt?
For at kunne registrere et medlem skal personen:
- Have været medlem i minimum 3 måneder i det samme kalenderår.
- Have adgang til/deltagelse i foreningens aktiviteter.
- Have demokratiske rettigheder i foreningen (kan begrænses i forhold til alder, men skal stadig tælles med som medlemmer).
Udover de klassiske håndboldspillere skal I også huske at tælle Håndboldfitness og Five-a-side Håndboldspillere, Trille Trolle medlemmer og forældre som er meldt ind i klubben, æresmedlemmer, bestyrelsesmedlemmer og trænere med frikontingent med.
Idrætsforeninger har kun pligt til at anvende et digitalt bogføringssystem, hvis de har erhvervsaktivitet af et omfang, der overstiger en nettoomsætning på 300.000 kr. årligt i to på hinanden følgende år. Nettoomsætning betyder omsætningen eksklusive moms. (hvis momsregistreret)
For de fleste idrætsforeninger vil det være en uvant opgave at skulle afgrænse, om en indtægt er erhvervsmæssig eller ej. Denne vejledning har derfor til formål at tydeliggøre, hvordan foreninger kan foretage en sådan vurdering ved at angive nogle hovedprincipper.
Det er vigtigt at påpege:
- at vejledningen ikke skal give en facitliste, men den kan forhåbentlig tjene som en rettesnor, der gør det lettere at foretage vurderingen.
- at det er op til den enkelte forening selv at vurdere, hvordan hver enkelt indtægt skal kategoriseres.
- at en eventuel digital bogføringspligt ikke har betydning for foreningens moms- eller skattemæssige forhold.
Forskellige indtægtskategorier
Det er ikke muligt at opstille en udtømmende liste over, hvilke indtægter der anses for erhvervsmæssige. Hovedreglen er dog, at indtægter, som skabes ved salg mod en modydelse – med få undtagelser – bør betragtes som erhvervsmæssig aktivitet.
De typiske indtægtskategorier kan opdeles som følger:
1. Indtægter uden modydelse
Indtægter fra kontingenter, tilskud, gaver og donationer anses ikke for erhvervsmæssig aktivitet.
2. Indtægter fra salg af produkter og ydelser til medlemmer uden fortjeneste,
Forbrugsbaserede varer eller ydelser – f.eks. bolde, ammunition, brændstof, sportsudstyr, klubtøj, hestepension, udstyrsopbevaring og undervisning – anses ikke for erhvervsmæssig aktivitet, hvis salget sker uden fortjeneste.
Eksempelvis gælder dette, hvis en forening opnår mængderabat ved køb af forbrugsgoder (f.eks. storindkøb af fjerbolde), som derefter sælges til kostpris til medlemmerne. Det samme gælder, hvis foreningen indsamler penge fra medlemmerne og foretager en samlet bestilling af f.eks. klubtøj og rejser, samt betaling fra medlemmer for deltagelse i stævner mv.
3. Indtægter fra salg af produkter og ydelser med fortjeneste, der er en del af foreningens almindelige drift
Indtægter, som er forbundet med den traditionelle foreningsdrift – f.eks. sponsorater, stævnegebyrer, entréindtægter ved kampe, stævner og opvisninger, entréindtægter til halfester, salg fra cafeteria og boder, loppemarkeder, kurser, events og arrangementer, hestepension, udstyrsopbevaring samt salg af arbejdskraft til andre virksomheder eller foreninger – anses som udgangspunkt som en erhvervsmæssig aktivitet.
En væsentlig undtagelse er dog indtægter fra enkeltstående aktiviteter, f.eks. et årligt sportsstævne, loppemarked, julebanko eller vil ikke skulle medregnes i den erhvervsmæssige omsætning. Løbende salg over året af f.eks. lodsedler eller salg af varer over en længere periode bør nok anses som erhvervsmæssig omsætning.
4. Indtægter fra salg af forretningsmæssig/kommerciel karakter
Indtægter fra produkter og ydelser, hvor der findes et egentligt kommercielt marked, anses som hovedregel altid for en erhvervsmæssig aktivitet. Dette gælder f.eks. webshop-salg, udlejning af lokaler og materiel, udlejning af arbejdskraft.
Se flowchart
Kontakt erhvervsstyrelsen
Hvis man er i tvivl om omsætning er erhvervsmæssig eller ej kan man skriftligt kontakte Erhvervsstyrelsen for at få vejledning. Man kan dog ikke få en bindende svar men alene generel vejledning.
DIF's anbefaling
Uanset omsætningsgrænsen på mere end 300.000 kr. for erhvervsmæssige indtægter, kan et digitalt bogføringssystem anbefales for større foreninger. Et sådant system giver en række fordele, som kan være nyttige for mange foreninger, bl.a.:
- Det styrker god regnskabspraksis, herunder bedre sikring og opbevaring af bilag.
- Det letter overdragelsen af kassereropgaven, da efterfølgeren ikke skal overtage et selvudviklet system.
- Det kan automatisere processer i forbindelse med udarbejdelsen af årsregnskab.
- Det giver adgang til supportfunktioner.
DanskHåndbolds abonnement omfatter patientbefordring for samtlige medlemmer af håndboldforeningerne i Danmark, når de kommer til skade under håndboldspil i foreningen.
Patientbefordring indeholder kørsel af Falck fra skadesstedet og til behandling, samt kørsel af Falck fra behandling og tilbage til skadesstedet eller hjem.
Ved brug af Falck-abonnementet er det vigtigt at oplyse abonnementsnummer 17843798
Undgår dobbeltarbejde med integration mellem Holdsport og HåndOffice
DanskHåndbold og Holdsport har et samarbejde om at automatisere dataoverførsler mellem deres IT-systemer.
Alle håndboldklubber, der benytter Holdsport vil automatisk være omfattet af tilbuddet. Det betyder, at når I fremover ændrer personoplysninger i HåndOffice eller i Håndboldpas, så ændres oplysningerne også automatisk i Holdsport.
Sådan fungerer det
Langt de fleste personoplysninger bliver automatisk synkroniseret uden, I opdager det. Første gang skal nogle af profilerne dog evt. manuelt synkroniseres, da alle oplysningerne i Holdsport og Håndoffice ikke er helt ens. Holdsport har dog gjort synkroniseringen meget let at arbejde med.
Løsningen gælder primært personlige oplysninger, så ændringer i klubtilhørsforhold skal fx stadig godkendes af en administrator.
Løsningen minder i store træk om den nuværende webnøgle, som mange bruger til at overføre data fra medlemssystem til HåndOffice. Denne løsning er bare meget smartere, og der er fuldstændig styr på GDPR.
Vi håber, at I hermed vil opleve en meget lettere medlemsadministration.
Spar 50% på Holdsport
Lige nu tilbyder Holdsport at give 50% rabat på deres Pro abonnement til alle håndboldklubber, der ikke bruger Holdsport. Alle håndboldklubber, der allerede benytter Holdsport vil automatisk være omfattet af tilbuddet.
Hør mere om tilbuddet hos Holdsport ved at kontakte Zak Staudinger på zak@holdsport.dk eller 5376 0222.
De store landsdækkende idrætsorganisationer har indgået en fælles forsikringsaftale, som dækker en række forhold for foreningernes frivillige trænere, ledere og andre, der udfører et aftalt arbejde for foreningen.
Moms
DGI og DIF har sammen udgivet en ny elektronisk vejledning om moms i forhold til idrætsforeninger. Den er ajourført og er en sammenskrivning af de to tidligere momshæfter, hvor det ene vejledte om momsfritagelsesreglen (som langt de fleste foreninger gør brug af), og det andet vejledte de foreninger, der har valgt at være momsregistreret.
Se vejledningen: Momsmæssige forhold for idrætsforeninger.
Skat
Det er vigtigt, at foreningerne har styr på skattereglerne, når de foretager udbetalinger til fx lønnede trænere eller ulønnede trænere og ledere.
Se vejledningen ’Skat - skattemæssige forhold for idrætsforeninger’
Oversigt over skattesatser omtalt i Skattevejledningen.
Du kan også læse mere på SKAT’s hjemmeside her.
Ud over at det er vigtigt at kende skattereglerne, når der udbetales skattefri godtgørelser, så er det også vigtigt, at dokumentationen for sådanne udbetalinger er i orden. Benyt eventuelt skemaet ’Skattefri godtgørelser mv.’, som er lige til at downloade og bruge. giver svar på de fleste spørgsmål.
PDF'er om skattemæssige forhold i idrætsforeninger
